Anforderungen an Kassensysteme seitens der Finanzbehörden* Am 26.10.2010 hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) ein Schreiben ("Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften") herausgegeben, in dem die Anforderungen an Kassensysteme erheblich verschärft wurden. Laut dem BMF-Schreiben muss ein Kassensystem alle Buchungsdaten im Detail sowie andere Daten mindestens 10 Jahre lang unveränderlich archivieren. Diese Daten müssen im Fall einer Betriebsprüfung elektronisch in einem "auswertbaren Format" mit Strukturinformationen zur Verfügung gestellt werden. Sollte ein Kassensystem diese Anforderungen nicht erfüllen, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden. 

In dem genannten BMF-Schreiben ist eine Übergangsregelung zum Schutz bestehender Kassensysteme bis Ende 2016 definiert. Diese Ausnahmeregelung ist bei näherem Hinsehen an so hohe Anforderungen geknüpft, dass diese kaum ein Betrieb erfüllen kann. Es wird explizit darauf hingewiesen, dass in diesem Fall die Auflagen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 vollumfänglich anzuwenden sind. Dies bedeutet u. A., dass der Steuerpflichtige folgendes zu erfüllen hat:

• Bedienungs- und Programmieranleitung aufbewahren
• Programmabrufe nach jeder Änderung (z. B. Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und, Trainingsspeichern o. ä. aufbewahren. 
• Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufbewahren.
• Die mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen aufbewahren. (Dies bedeutet praktisch, dass neben dem reinen Tagesbericht auch alle Kundenrechnungen kopiert und abgeheftet, bzw. elektronisch archiviert werden müssen.)
• Tagesensummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Storno-Nachbuchungen), Retouren, Entnahmen, sowie der Zahlungsbelege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse. (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit mit den Tagesendsummenbons aufbewahren. Die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons ist durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

Das Archiv von BONjour. Um den Anforderungen gerecht zu werden, enthält BONjour ein umfangreiches Archiv. Alle Daten aus dem Archiv können jederzeit ausgewertet, angezeigt und exportiert werden. BONjour archiviert für mindestens 10 Jahre folgende Daten:

• Tagesabschlüsse mit fortlaufender Z-Nummer, den Einnahmen getrennt nach Mehrwertsteuersätzen, den Umsatzdaten getrennt nach den einzelnen Mehrwertsteuersätzen sowie die Gesamtumsatzdaten, durchlaufenden Posten und Zahlarten.
• Alle Rechnungen mit jeder einzelnen Position, fortlaufender Belegnummer, Brutto- und Nettowerten, dem Erstellungsdatum sowie den Zahlarten.
• Stornoi und Sofortstorni
• Gutscheinverkäufe und Rückeinlösungen (Nur bei Verwendung der Gutscheinverwaltung)
• Gutschriften / Warenrücknahmen
• gewährte Rabatte 
• Ein- und Auszahlungen
• Hausbons
• Offene Tische bei Druck des Tagesabschlusses
• Einzahlungen auf Kundenkonten
• Auszahlungen aus Kundenkonten
• Hauptgruppen- und Warengruppenumsätze
• Schwund (Nur bei Verwendung der Warenwirtschaft)
• Bedienerumsätze
• Alle Änderungen an Stammdaten und Einstellungen
• Trainingsumsätze