Weshalb werden Buchungen im Zimmerplan in unterschiedlichen Farben dargestellt?

Im Auslieferungszustand bedeutet:

• Blau: Buchung nicht eingecheckt
• Grün: Buchung / Arrangement eingecheckt
• Gelb: Arrangement nicht eingecheckt
• Grau: Die Rechnung für die Buchung wurde bereits erstellt. Nachbuchen von Zusatzleistungen ist nicht mehr möglich.

In den Programmeinstellungen (Optionen - Einstellungen - Farben) können Sie die Farben an Ihre Wünsche anpassen. Sie können deshalb von der oben genannten Beschreibung abweichen

Weshalb sind einige Spalten im Zimmerplan von oben bis unter Farbig dargestellt?

Im Auslieferungszustand bedeutet:

• Rot: Das Zimmer ist gesperrt. Buchungen können trotzdem vorgenommen werden weil das Programm nicht wissen kann wie lange die Sperrung dauern wird. Sprechen Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Chef. Um ein Zimmer zu sperren bzw. die Sperre wieder aufzuheben Öffnen Sie die Zimmerstammdaten (Bearbeiten - Zimmerstamm) und entfernen / setzen Sie im entsprechenden Zimmer das Häkchen Sperren.
  
• Grau: Das Zimmer ist schmutzig. je nach Programmeinstellungen (Optionen - Einstellungen - Vorgaben) wird ein Zimmer nach dem Rechnungsdruck automatisch als Schmutzig gekennzeichnet. Sie können die Kennzeichnung jederzeit entfernen bzw. manuell setzen indem Sie den Menüpunkt Hauswirtschaft - Zimmer schmutzig wählen.
  

Was bedeuten die kleinen roten Zahlen unter den Zimmernummern in der Titelzeile?

Die maximale Anzahl von Betten im Zimmer.

Neben einer Buchung erscheint eine winzig kleine Fahne. Was bedeutet das?

Zu der entsprechenden Buchung ist eine Bemerkung hinterlegt. Klicken Sie die Buchung an um die Bemerkung im linken Bildschirmbereich anzeigen zu lassen.

Ich möchte die Bemerkung ändern kann aber nichts eingeben?

Klicken Sie die entsprechende Buchung mit rechts an und wählen Sie den Eintrag Bemerkung. der Text wird dann angezeigt und zur Änderung freigegeben.

Links neben dem Datum erscheint ein schwarzer Balken mit Text. Was bedeutet das?

Im Zeitraum findet ein Event statt. Events können mit Aufschlägen oder Rabatten auf  Zimmerpreise versehen werden.Events können Sie eintrage oder löschen indem Sie den Menüpunkt Bearbeiten - Events anklicken.

Wie kann ich ein Arrangement anlegen?

Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten - Artikelstamm. legen Sie einen neuen Artikel an indem Sie auf Bearbeiten - Neu klicken. Nachdem Sie die Bezeichnung usw. eingegeben haben wählen Sie im Eingabefeld Art den Eintrag Arrangement. Vergessen Sie nicht die Anzahl der Übernachtungen und den Preis einzugeben.

Wie kann ich ein Arrangement buchen?

Öffnen Sie das Buchungsfenster indem Sie den Menüpunkt Buchung - Neu wählen. Nachdem Sie die Kundendaten usw. eingegeben haben können Sie im Feld Art das gewünschte Arrangement auswählen. In diesem Feld werden alle Arrangements angezeigt, die im Artikelstamm angelegt wurden (siehe oben).

Ich habe mich beim Erfassen der Buchung vertan. Wie kann ich eine Buchung nachträglich ändern?

Klicken Sie die Buchung mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus der Auswahl dann den Eintrag Bearbeiten. Im dann erscheinenden Fenster können alle Buchungsdaten geändert werden.

Ich habe die Weckliste gefunden, aber wo trage ich die Uhrzeiten ein?

Klicken Sie die entsprechende Buchung mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus der Auswahl dann den Eintrag Bearbeiten. Im dann erscheinenden Fenster können Sie zu jedem Datum der Buchung eine Weckzeit eingeben. Ist an einem Datum kein Eintrag vorhanden möchte der Gast an diesem Datum nicht geweckt werden.

Wie kann ich eine Buchung verschieben?

Klicken Sie die Buchung mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im dann erscheinenden Fenster den Eintrag Verschieben. Bewegen Sie die Markierung im Zimmerspiegel dann auf das neue Zimmer und / oder das neue Anreisedatum, drücken Sie erneut die rechte Maustaste und wählen Sie Verschieben ausführen.

Kann ich Buchungen mit der Maus verschieben (Drag & Drop)?

Ja. Klicken Sie dazu das Anreisedatum an und bewegen die Maus an das neue Anreisedatum / Zimmer. Während Sie die Maus bewegen verändert sich der Pfeil in ein Kreuz. Wenn Sie die Maustaste loslassen wird die Buchung verschoben. Sollte es nicht klappen: Möglicherweise ist in diesem Fall die Funktion in den Programmeinstellungen deaktiviert. 

Ein Gast möchte länger bleiben oder vorzeitig abreisen. Wie kann ich die Buchung verlängern oder kürzen?

Klicken Sie die Buchung mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im dann erscheinenden Fenster den Eintrag Verlängern / kürzen. Bewegen Sie die Markierung im Zimmerspiegel dann auf das neue Abreisedatum, drücken Sie erneut die rechte Maustaste und wählen Sie Verlängern ausführen.

Wie kann ich Änderungen in den Stammdaten speichern?

Überhaupt nicht. Jede Änderung wird vom Programm automatisch gespeichert. So geht nichts verloren.

Was bedeuten die Symbole im Fenster Rechnung ändern?

• Druckersymbol: Rechnung wurde gedruckt.
• Durchgestrichener Drucker: Rechnung wurde vorbereitet aber noch nicht gedruckt.
• Drucker mit Rufzeichen: Die Rechnung wurde geändert, aber noch nicht wieder gedruckt. Die alte Rechnung ist offensichtlich noch im Umlauf.

Der Nachtpförtner kann nicht mit dem Computer umgehen. Kann ich den Zimmerspiegel zu seiner Info drucken?

Ja. Über Drucken - Zimmerspiegel für jeweils einen Monat.

Nicht jede Aushilfe darf Zugriff auf alle Programmfunktionen haben. Wie kann ich Mißbrauch verhindern?

Jede Programmfunktion kann für einzelne Benutzer gesperrt werden. Öffnen Sie dazu über Bearbeiten - Personal die Personalstammdaten und legen Sie die einzelnen Benutzer an. Ein neuer Benutzer wird angelegt indem Sie auf Bearbeiten - Neu klicken. Markieren Sie Programmpunkte mit einem Häkchen, die der Benutzer nicht verwenden darf. Hinweis: der erste Benutzer darf alle Programmpunkte verwenden. Schützen Sie ihn wie jeden anderen Benutzer auch durch ein Passwort.

Ich habe eine falsche Zusatzleistung gebucht. Wie kann ich das rückgängig machen?

Geben Sie den gleichen Artikel noch einmal ein aber mit negativer Menge (Minuszeichen vor der Menge). Beispiel: Sie haben anstelle von 2 Stück 20 Stück gebucht. geben Sie den gleichen Artikel nochmals mit der Menge -18 ein.

Ich habe den Tagesabschluss gedruckt und muß eine Rechnung nachträglich ändern. Geht das?

Nein! Der Tagesabschluß stellt einen Buchungsbeleg für die Buchhaltung dar. Eine nachträgliche Änderung könnte dem Finanzamt gegenüber zum Betrug mißbraucht werden.

Ich habe den Tagesabschluss gelöscht und den Ausdruck verloren. Kann ich ihn erneut drucken?

Nein! Bewahren Sie Tagesabschlüsse sorgfältig auf. Sie sind dem Finanzamt gegenüber ein Beleg und dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden.

Was bedeuten hinter Eingabefeldern Symbole wie [F3] oder [F2]?

Im entsprechenden Eingabefeld können Sie z. B. die Taste [F3] drücken um eine weitere Programmfunktion wie etwa eine Suchliste zu aktivieren.

Ich komme mit der Maus nicht klar. Kann ich das Programm mit der Tatstatur bedienen?

Ja! Oben wurde oft gesagt "...Drucken Sie die rechte Maustaste." Sie können alternativ die Entertaste drücken und einen Funktion über Enter aufrufen. Die meisten Menüpunkte können Sie auch über Tastenkombinationen wie z. B. Strg+N usw. aktivieren. Die Tastenkombination steht hinter dem Menüpunkt.

Auf Schaltflächen steht z. B. OK (Enter). Ich muß aber mehrmals Enter drücken bis OK aktiviert wird. Weshalb?

Die Schaltfläche OK wird in den allermeisten Fällen erst dann aktiviert wenn das letzte Eingabefeld mit Enter bestätigt wurde. Das vermeidet, daß Eingabefelder versehentlich übersprungen werden.